De positieve impact van flexibel, mobiel en op afstand werken op het welzijn van je werknemers is welbekend, maar de implementatie van een hybride werkplek is voor organisaties niet altijd een topprioriteit geweest. Dit veranderde drastisch in 2022. De COVID-19-pandemie was een katalysator voor verandering. Vanuit huis werken werd een absolute noodzaak eerder dan een leuk extraatje.
Het komt dan ongetwijfeld ook niet als een verrassing dat ons onderzoek een sterke verandering aantoont in de adoptie van hybride werken. Het percentage van de organisaties waar een meerderheid van de werknemers op afstand kan werken is gestegen van 50% vóór de crisis naar 88% tijdens de pandemie. De aanzienlijke toename in de implementatie van thuiswerkoplossingen op korte termijn en op grote schaal brengt echter wel uitdagingen met zich mee.
Tactische oplossingen die berusten op de implementatie van voor kantoor ontworpen technologieën in een thuiswerkomgeving missen vaak de nodige flexibiliteit, schaalbaarheid en duurzaamheid. Uit ons onderzoek blijkt dat organisaties meer kunnen en moeten doen om het volledige potentieel van de digitale werkplek te benutten. Ze moeten als het ware de strategie en technologie die eraan ten grondslag liggen, opnieuw onder de loep nemen.
Benut het volledige potentieel van de digitale werkplek
Het uitrollen van een digitale werkplek die een uitstekende werknemerservaring biedt kan leiden tot hogere productiviteit en kan je werknemers overtuigen om aan boord te blijven, wat je onderneming een strategisch voordeel oplevert ten aanzien van de concurrentie.
De implementatie van technologische oplossingen die voldoen aan de veranderende eisen van werknemers, inspelen op de toenemende en fluctuerende veiligheidsrisico’s en gestroomlijnd geïmplementeerd kunnen worden, is echter een grote uitdaging. Heterogene apparaatlandschappen, een overvloed aan geïntegreerde technologieoplossingen en snelle innovatie zorgen voor een hoge mate van complexiteit.
Focus op de werknemerservaring, niet op endpoint management
Van de respondenten die een hybride werkplekstrategie geïmplementeerd hebben of van plan zijn om deze te implementeren waren werknemersgerelateerde doelstellingen de belangrijkste drijfveren. Werknemerservaring en productiviteit werden beide door 81% van de respondenten in hun top drie geplaatst, ruim voor de op één na belangrijkste factor, beveiliging (38%).
De business case hiervoor is duidelijk: het bieden van een betere werknemerservaring leidt tot betrokken, productieve en loyale werknemers. 89% van de respondenten gaf aan even productief (43%) of productiever te zijn (46%) wanneer ze op afstand werken dan wanneer ze op kantoor werken.
Technologie speelt een cruciale rol in het verbeteren van de werknemerservaring. Onze studie toont aan dat bedrijven meer moeten en kunnen doen om de werknemerservaring op te krikken. Zo volgt minder dan de helft van de respondenten (42%) best practice en stemt het de apparaatkeuze van werknemers niet af op de behoeften en eisen van hun functie. Bovendien worden gebruiksvriendelijke beveiligingsmaatregelen, zoals voorwaardelijke toegang die de authenticatie van werknemers kan versnellen, nog steeds niet op grote schaal toegepast (40%).
Problemen met betrekking tot de gebruikerservaring werden door 44% van de respondenten genoemd als de grootste uitdaging bij de invoering van een hybride werkplek. Op de tweede plaats staan problemen met de internetverbinding (48%).
Organisaties moeten van de werknemerservaring een strategische prioriteit maken. Initiatieven zoals het bijhouden van KPI’s op directieniveau en het aanstellen van een Chief Employee Experience Officer, kunnen een katalysator voor verandering zijn. Ze kunnen de focus op het belang van het beveiligen van de endpoints verleggen naar het verbeteren van de werknemerservaring.
Een moderne werkplek vraagt om moderne beveiliging
Uit onze survey blijkt dat het vertrouwen in gegevensbeveiliging groot is, waarbij bijna driekwart van de respondenten aangeeft veel of zeer veel vertrouwen te hebben in hun vermogen om bedrijfsgegevens op externe of mobiele apparaten te beveiligen. Dit vertrouwen lijkt echter misplaatst te zijn. In de nasleep van een toename in en de veranderende aard van cyberdreigingen moeten ondernemingen de toereikendheid van hun beveiligingsmaatregelen voor hybride werken opnieuw evalueren.
Slechts de helft van de respondenten beschikt over enige vorm van DLP-technologie (Data Loss Prevention). Minder dan de helft, 42%, beperkt de toegang tot app stores van derden, een veelvoorkomende bron van malware. Tot slot beschikt slechts 37% over een oplossing die hen beschermt tegen mobiele dreigingen, wat erop wijst dat beveiligingsteams steeds minder streng controleren op het gebruik van mobiele apparaten in vergelijking met desktops en laptops. Bovendien biedt een derde van de respondenten geen enkele vorm van opleiding aan om hun medewerkers bewust te maken van het belang van mobiele beveiliging.
Toch blijkt uit onze studie dat de beveiliging van de werkplek een toekomstige prioriteit is. 45% van de respondenten beschouwt dit als hun topprioriteit voor het komende jaar. 88% plaatst dit in hun top drie.
Traditioneel genomen wordt beveiliging gezien als een belemmering voor het bieden van een uitstekende werknemerservaring. Toch hoeft dit niet zo te zijn. Waar mogelijk moet men de Zero Trust-principes toepassen – nooit vertrouwen, altijd verifiëren – en moderne beveiligingstools, zoals gegevensclassificatie en -controle, privilegebeheer en voorwaardelijke toegang overwegen.
Eens succesvol geïmplementeerd kunnen deze hulpmiddelen, in combinatie met een duidelijk beveiligingsbeleid en frequente beveiligingsopleidingen, de werknemerservaring verbeteren en zorgen voor een robuuste houding ter ondersteuning van een veilige, toekomstbestendige moderne werkplek.
Het onbenutte potentieel van je huidige technologieën
Uit ons onderzoek blijkt dat de bestaande technologische oplossingen ter ondersteuning van mobiel en hybride werken niet optimaal worden benut. Bijna driekwart (72%) van de respondenten beschikt over een Unified Endpoint Management (UEM) platform, maar vele organisaties gebruiken dit niet om andere apparaten dan mobiele telefoons en tablets te beheren. Slechts 57% van de respondenten gebruikt hun UEM-oplossing voor het beheer van Windows-laptops en nog minder voor het beheer van MacBooks, desktops en andere soorten apparaten.
Bovendien wenden de respondenten de meer geavanceerde functies van het platform niet aan. Bijna de helft (43%) maakt tot op heden geen gebruik van functies die de in- en uitgebruikname van apparaten kan stroomlijnen. Daarnaast maakt meer dan een derde geen gebruik van vlootbeheer of geavanceerde beveiligingsfuncties. Hierdoor worden kansen om de werknemerservaring te verbeteren gemist en de werkdruk voor de reeds overbelaste IT-servicedesks verhoogt.
IT-managers moeten hun reeds geïmplementeerde oplossingen opnieuw evalueren in het licht van de strategie en doelstellingen van de organisatie. En er zijn quick wins, zo blijkt uit de EMEA-survey. Wanneer er meer functies van een bestaande oplossing worden geïmplementeerd wordt er al snel een rendement waargenomen net omdat men kan besparen op operationele kosten.
Op middellange en lange termijn moeten organisaties een geïntegreerde strategie voor Unified Endpoint Management implementeren die de configuratie van beheersprofielen en gegevensbescherming voor meerdere apparaat typen en besturingssystemen via één console mogelijk maakt.
Externe expertise kan het succes van de werkplek versnellen
Uit onze studie blijkt dat digitale werkplektechnologieën voornamelijk beheerd worden door interne IT-teams. Slechts één derde van de organisaties beroept zich op externe leveranciers. Deze bevinding verklaart deels waarom veel van de meer geavanceerde functies van digitale werkplektechnologieën niet op grotere schaal worden ingezet.
Het tempo waarmee UEM-oplossingen, apparaten en besturingssystemen zich ontwikkelen en de snelle verschuiving naar een hybride werkmodel tijdens de pandemie stellen hoge eisen aan IT-teams. Tijdgebrek (55%), gebrek aan vaardigheden (45%) en de noodzaak om interne medewerkers in te zetten voor meer strategische projecten (48%), zijn de drie voornaamste redenen waarom organisaties zich beroepen op externe expertise.
Organisaties moeten objectief beoordelen in hoeverre ze in staat zijn om moderne werkplektechnologieën in te zetten, te ondersteunen, te optimaliseren en snel te reageren op veranderende omstandigheden. Externen kunnen extra kosten met zich meebrengen, maar de positieve impact ervan op de operationele efficiëntie, het beperkte aantal risico’s, de grotere flexibiliteit en een verbeterde werknemerservaring kunnen een overtuigende business case vormen.
Het onder de arm nemen van een ervaren externe moderne werkplekexpert maakt daarnaast interne middelen vrij. Zo kan je IT-team zich toeleggen op hun kerntaken, wat de oplevering van je interne projecten aanzienlijk versnelt. Ze bieden ook een grotere flexibiliteit om je middelen op te schalen en onverwachte pieken op te vangen.
Werken op afstand en hybride werken zijn de nieuwe realiteit
De snelle invoering van werken op afstand tijdens de COVID-19-pandemie en de positieve impact ervan op de productiviteit hebben bedrijven bewezen dat het hybride werkmodel de toekomst is. Een win-winsituatie. Werknemers vragen steeds vaker om de mogelijkheid om vanuit huis te werken omdat ze zo minder lang hoeven te reizen, lagere reiskosten hebben en meer flexibiliteit hebben. Organisaties worden dan weer verleid door voordelen als blijere werknemers en lagere vastgoedkosten.
Om een succesvolle hybride werkplek te kunnen uitrollen is het gebruik van de juiste technologie echter cruciaal. Uit ons onderzoek blijkt dat reeds geïmplementeerde oplossingen doorgaans moeten worden bijgestuurd om de nodige veerkracht, veiligheid en beheerbaarheid te kunnen bieden.
De digitale werkplek is een strategische prioriteit
Het zal niemand verbazen dat uit ons onderzoek blijkt dat er een sterk stijgende trend is in de adoptie van hybride werken en dit onder invloed van COVID-19. Voor de pandemie kon gemiddeld slechts de helft van de ondervraagde organisaties hybride werken faciliteren. Na de pandemie steeg dit aantal naar 75%. Bovendien nam ook het aantal organisaties dat hun werknemers actief in staat stelt om vop afstand te werken toe. Het aandeel van de organisaties die meer dan driekwart van hun werknemers de mogelijkheid biedt om op afstand te werken steeg van 28% vóór de pandemie naar 64% na de pandemie.
Werken op afstand vóór vs. na de pandemie
Werken op afstand en de digitale werkplek staan hoger dan ooit tevoren op de strategische agenda. Voor de COVID-19-pandemie vond slechts 30% van de respondenten de invoering van technologieën voor werken op afstand vrij tot zeer belangrijk. Post-pandemie steeg dit aantal naar 91%.
Een digitale werkplekstrategie werpt vruchten af
De adoptie van werken op afstand heeft voor het merendeel van de organisaties een bijkomende investering in technologie gevergd. 58% van de respondenten meldde een lichte of aanzienlijke stijging in de uitgaven aan technologie. De respondenten die al over een digitale strategie beschikken zagen hun uitgaven echter veel minder sterk stijgen (51%) dan degenen zonder digitale strategie (72%). Dit wijst erop dat zij met een duidelijke strategie beter voorbereid waren op de veranderingen die nodig waren om de snelle adoptie van telewerk te ondersteunen.
Digitale werkplektechnologie moet een inhaalbeweging maken
Werken op afstand werd al snel de norm, maar bijna de helft van de respondenten (46%) geeft aan dat hun huidige oplossing niet geschikt is om langdurig of permanent hybride te werken. Het is duidelijk dat verdere investeringen in technologie de komende 12 maanden noodzakelijk zijn.
Barrières doorbreken
Onze respondenten ervaarden, omwille van de COVID-19-pandemie, dat een gedecentraliseerde werkplek niet alleen tot de mogelijkheden behoort, maar in vele gevallen ook zorgt voor productievere werknemers vergeleken met het traditionele kantoormodel. Maar liefst 89% van de respondenten geeft aan productiever of even productief te werken thuis dan op kantoor. Bijna de helft, 46%, geeft zelfs aan thuis productiever te zijn.
Hoewel de minderheid van de respondenten, 11%, een daling van de productiviteit heeft ervaren, is het duidelijk dat organisaties zich niet langer kunnen beroepen op dit argument om de adoptie van flexibel werken tegen te gaan.
Lees het volledige EMEA-rapport
Het potentieel van je hybride werkplek optimaal benutten? Met volgende tips rol je eenvoudigweg een toekomstbestendige hybride werkplek uit!
Onze aanbevelingen
Uit ons onderzoek blijkt dat de meerderheid van de organisaties het grootste deel van hun personeel de mogelijkheid biedt om thuis te werken. De technologische oplossingen die dit mogelijk maken werden in vele gevallen in korte tijd en met weinig ruimte voor strategische planning ingezet. We raden organisaties dan ook aan om nu te investeren in digitale werkplektechnologieën.
Zo kunnen ze als het ware een toekomstbestendige werkplek uitrollen en een uitstekende werknemerservaring creëren door:
- Personas te identificeren en te begrijpen waar en hoe werknemers in verschillende rollen willen of moeten werken.
- De geïmplementeerde technologieën te optimaliseren voor elke geïdentificeerde persona.
- Te investeren in het upgraden of vervangen van technologieën die niet geschikt zijn op middellange of lange termijn.
- Te overwegen om je werknemers van overal te laten werken, in plaats van enkel thuiswerk aan te bieden. Zo verzeker je in te kunnen spelen op toekomstige werkmodellen.
- Een consistente en positieve werknemerservaring te bieden – ongeacht waar de werkplek zich bevindt. Dit resulteert in een hoge mate van tevredenheid, motivatie en productiviteit.