In een digitale wereld die voortdurend in beweging is, wordt het steeds moeilijker om gevoelige data te beschermen en tegelijkertijd te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Organisaties beheren enorme hoeveelheden vertrouwelijke informatie en voelen de toenemende druk om compliant te blijven. Zonder een doordachte beveiligingsaanpak liggen datalekken, boetes, reputatieschade en zelfs strafrechtelijke vervolging op de loer.
De opkomst van AI maakt deze uitdaging alleen maar groter. Volgens Microsoft’s Digital Defense Report 2024 brengt het gebruik van generatieve AI aanzienlijke risico’s met zich mee voor organisaties die datagovernance niet goed op orde hebben.
Een sterke gegevensbeveiligingsstrategie vraagt om een proactieve aanpak. Microsoft Purview helpt organisaties om gevoelige informatie te classificeren en beveiligen, risico’s te evalueren, effectief te reageren op onderzoeken en naleving van wet- en regelgeving organisatiebreed te waarborgen.
Om je kennis te laten maken met wat Microsoft Purview in petto heeft voor jouw organisatie, zoomen we in deze blog in op hoe Microsoft Purview organisaties helpt om hun gegevensbeveiligingsstrategie te versterken, beter om te gaan met compliance-uitdagingen en te voldoen aan de geldende wet- regelgeving.
1. Gegevensbeveiliging en Compliance Versterken met Classificatie en Governance
In het snel veranderende digitale landschap is het voor organisaties cruciaal om de levenscyclus van hun gevoelige data zorgvuldig te beheren. Steeds strengere wet- en regelgeving vereist dat essentiële gegevens op de juiste manier worden bewaard, terwijl overbodige of verouderde informatie veilig en systematisch moet worden verwijderd, en dat over de volledige breedte van de organisatie.
Microsoft Purview Data Lifecycle Management maakt dit proces een stuk eenvoudiger. Met geavanceerde automatisering helpt het organisaties om gevoelige gegevens, zoals persoonsgegevens, financiële documenten en intellectuele eigendom, automatisch te herkennen, labelen en beheren. Zo wordt niet alleen voldaan aan beveiligings- en compliance-eisen, maar blijft het beheer ervan ook schaalbaar en overzichtelijk.
Kernfunctionaliteiten van Microsoft Purview Data Lifecycle Management:
- Gegevensretentie en -verwijdering – Minimaliseer risico’s en aansprakelijkheid door uitsluitend essentiële gegevens te bewaren en overbodige informatie veilig en volledig uit je digitale ecosysteem te verwijderen.
- Recordbeheer – Beheer waardevolle records op een effectieve manier en voldoe tegelijk aan geldende wet- en regelgeving.
- Geautomatiseerde policies – Automatiseer gegevensbeheer en -classificatie op grote schaal met beleid dat is gebaseerd op bestandskenmerken en machine learning.
- Bewijs van compliance – Versterk compliance met inzichtelijke labelanalyses, betrouwbare verwijderingsprocessen en uitgebreide auditmogelijkheden.
Microsoft Purview Data Lifecycle Management stelt organisaties in staat om datagovernance effectief toe te passen, naleving van wet- en regelgeving te verbeteren en gegevensbeheer efficiënt op te schalen.
2. Veilig Opslaan en Bewaren van Essentiële Bedrijfsgegevens
Gegevensbeveiliging draait niet alleen om het beschermen van gevoelige informatie, maar ook om het naleven van wet- en regelgeving door middel van effectief recordbeheer. Veel organisaties zijn gebonden aan strikte eisen voor het opslaan en bewaren van belangrijke zakelijke, juridische en compliancegerelateerde documenten. Tegelijk moeten zij ervoor zorgen dat niet-relevante of verouderde gegevens zorgvuldig en volgens de richtlijnen worden verwijderd.
Microsoft Purview Records Management biedt organisaties een krachtig hulpmiddel om juridische, compliancegerelateerde en bedrijfskritieke records veilig en betrouwbaar te beheren. De oplossing maakt het mogelijk om deze informatie op te slaan in veilige, onveranderlijke en regelconforme formats, terwijl het beheerproces rondom governance en compliance aanzienlijk wordt vereenvoudigd.
Kernfunctionaliteiten van Microsoft Purview Records Management:
- Items als record labelen – Stel retentielabels in om content als record te markeren. Deze labels kunnen handmatig worden toegepast of automatisch worden toegekend, bijvoorbeeld op basis van gevoelige gegevens, specifieke zoekwoorden of het type inhoud.
- Migreer en beheer retentievereisten met bestandsplannen – Gebruik een bestandsplan om je bestaande retentiebeleid te integreren met Microsoft 365 of stel een nieuw plan op om processen rondom bewaartermijnen efficiënter en regelconformer te maken.
- Configureer bewaartermijnen en verwijderinstellingen met retentielabels – Definieer labels met specifieke bewaartermijnen en geef aan wat er daarna moet gebeuren. Bijvoorbeeld, het automatisch verwijderen of vergrendelen van een item op basis van de datum waarop een bestand is aangemaakt of voor het laatst is gewijzigd. Zo beheer je gegevens doelgericht én blijf je compliant met wet- en regelgeving.
- Trigger bewaartermijnen op basis van gebeurtenissen – Koppel retentieperioden aan gebeurtenissen zoals het beëindigen van een contract of het afsluiten van een project. Zo beheer je de levenscyclus van je gevoelige gegevens doelgericht en blijf je voldoen aan compliance-eisen.
- Verwijdering beoordelen en onderbouwen – Evalueer geplande verwijderingen en leg vast waarom records worden verwijderd. Zo beschik je over het nodige bewijs voor eventuele audits.
- Exporteren van verwijderingsgegevens – Genereer gedetailleerde rapporten van verwijderde items via de exportfunctie, zodat je altijd inzicht hebt in wat wanneer is verwijderd en dit kunt aantonen bij audits.
- Instelen van rollen en rechten voor recordbeheer – Wijs specifieke bevoegdheden toe aan recordbeheerders zodat zij hun taken effectief en veilig kunnen uitvoeren.
Met Microsoft Purview Records Management versterken organisaties hun gegevensbeveiligingsstrategie door te voldoen aan geldende wet- en regelgeving, het recordbeheerproces te stroomlijnen en hun retentiestrategieën af te stemmen op zowel zakelijke doelstellingen als wettelijke verplichtingen.
3. Juridische Risico’s Identificeren en Onderzoeken
Wanneer je organisatie wordt geconfronteerd met een juridische kwestie of een intern onderzoek, is de eerste stap het lokaliseren van relevante gegevens. Dit betekent dat je moet vaststellen wie erbij betrokken is, welke gegevensbronnen zij gebruiken, en of je juridische bewaarplichten toepast om cruciale informatie veilig te stellen. Daarnaast is het belangrijk om alle relevante communicatie, zoals e-mails, chatberichten en documenten, correct te bewaren zodat je voldoet aan wettelijke eisen en er niets verloren gaat tijdens het onderzoek.
Microsoft Purview eDiscovery stroomlijnt dit onderzoeksproces met een geïntegreerde workflow voor het bewaren, verzamelen, analyseren, beoordelen en exporteren van content. Deze aanpak is geschikt voor zowel interne als externe onderzoeken, waaronder incidenten met datalekken. Dankzij geavanceerde machinelearningfunctionaliteiten, zoals diepgaande indexering, e-mailthreading en het herkennen van bijna identieke documenten, wordt de gegevensanalyse versneld en wordt relevante informatie sneller geïdentificeerd.
Copilot for Security in Microsoft Purview maakt het beoordelingsproces nog efficiënter. Dankzij contextuele samenvattingen van documenten, e-mails en andere gegevens uit de beoordelingsset krijgen onderzoekers in één oogopslag inzicht in de inhoud. Hierdoor kunnen ze sneller bepalen welke informatie relevant is, deze van labels voorzien en gericht exporteren, wat het onderzoek aanzienlijk versnelt en de kans op fouten verkleint.
4. Forensisch Onderzoek Versnellen met Direct Bruikbare Auditrapporten en Inzichten
Je organisatie kan verplicht worden om een forensisch of complianceonderzoek uit te voeren, bijvoorbeeld bij een beveiligingsincident of om de impact van een datalek vast te stellen. In zulke gevallen heb je gedetailleerd inzicht nodig. Denk aan wie wat heeft opgezocht en wanneer, wie toegang heeft gehad tot bepaalde gegevens, en hoe er met specifieke e-mails is omgegaan.
Microsoft Purview Audit biedt diepgaand inzicht in wat er precies gebeurt binnen je IT-omgeving, van individuele gebruikersacties tot ongebruikelijk hoog dataverkeer. Je krijgt toegang tot gedetailleerde rapportages die direct inzetbaar zijn bij audits en onderzoeken. Daarnaast kun je auditlogboeken tot tien jaar bewaren, waardoor je ook op lange termijn kunt aantonen dat je aan de geldende complianceverplichtingen voldoet.
5. Schendingen van Compliance- of Gedragscodes Opsporen in Zakelijke Communicatie
Het bewaken van conforme communicatie is essentieel om gevoelige informatie te beschermen en ongepaste inhoud, zoals intimidatie, bedreigingen of expliciet materiaal, tijdig te signaleren.
Microsoft Purview Communication Compliance ondersteunt organisaties bij het opsporen van mogelijke schendingen van interne gedragsregels en externe regelgeving. De oplossing is ontworpen met privacy als uitgangspunt. Met op rollen gebaseerde toegangsrechten, standaard pseudonimisering van gebruikersnamen en uitgebreide auditlogs wordt de vertrouwelijkheid van je medewerkers gewaarborgd.
Daarnaast breidt de module het compliancetoezicht uit naar generatieve AI. Ook content die wordt gegenereerd via tools als Copilot voor Microsoft 365, inclusief prompts en gegenereerde antwoorden, wordt actief gemonitord op mogelijke overtredingen.
6. Voortdurend Monitoren en Evalueren van je Complianceprestaties
Compliancebeheer binnen je IT-omgeving is complex en vereist dat je risico’s tijdig identificeert, controles uitvoert, op de hoogte blijft van actuele regelgeving en certificeringen, én de benodigde bewijslast kunt leveren bij audits.
Microsoft Purview Compliance Manager maakt dit proces overzichtelijker. De tool houdt je complianceprestaties voortdurend bij, biedt kant-en-klare assessments op basis van gangbare normen en voorschriften, en levert stapsgewijze aanbevelingen om compliance te verbeteren. Daarnaast geeft een risicogebaseerde compliancescore helder inzicht in hoe goed je organisatie momenteel voldoet aan relevante normen en wet- en regelgeving. Zo kunnen organisaties hun gegevensbeveiligingsstrategie versterken, risico’s proactief beheersen en voldoen aan de eisen voor audits en certificering.
Gegevensbeveiliging en Compliance Versterken met Blaud
Zet de volgende stap in het beheren en beveiligen van je gevoelige bedrijfsgegevens met Microsoft Purview en Blaud, jouw vertrouwde Microsoft Solutions Partner in gegevensbeveiliging en governance.
Onze experts ondersteunen je bij het beschermen van je bedrijfsgegevens, het versterken van compliance en het minimaliseren van gegevensbeveiligingsrisico’s met oplossingen die aansluiten bij de behoeften van jouw organisatie. Neem vandaag nog contact met ons op om een vrijblijvend adviesgesprek in te plannen en te ontdekken wat we voor jouw beveiligingsstrategie kunnen betekenen.
Content afkomstig van Microsoft.