Ikazia: Van Papier naar Pixels

Als ziekenhuis is het belangrijk om te innoveren om zodoende relevant te blijven in het zorglandschap én de beste patiëntenzorg te kunnen blijven bieden. Digitale technologieën zijn de motor achter baanbrekende vooruitgang en efficiëntie in de zorg. Voor het Ikazia Ziekenhuis was het cruciaal om verdere digitalisering van hun dienstverlening te omarmen én zo de voordelen te ervaren van verbeterde efficiëntie, nauwkeurigheid en toegankelijkheid van digitale zorgoplossingen.

In hun zoektocht naar een middel om hun digitaliseringsdoelstellingen te realiseren, ontdekte al snel de kracht van HiX Mobile van Chipsoft. HiX Mobile van Chipsoft is een geavanceerd EPD-systeem dat gericht is op het stroomlijnen van zorgprocessen, het verbeteren van de efficiëntie en het verhogen van de kwaliteit van patiëntenzorg. In een eerste fase besloot het ziekenhuis aan de slag te gaan met HiX Mobile Voeding, een applicatie die voedingsassistenten ondersteunt bij het efficiënt bestellen van patiëntgerichte maaltijden, voorheen een papieren proces.

Hoewel de voordelen van het gebruik van dergelijke applicaties helder zijn, benadrukt Frank Steltman, Technisch Projectleider R&D bij Chipsoft, dat een zorgvuldige implementatie de sleutel is tot succes: “Bij de technische implementatie van HiX Mobile Voeding is het cruciaal om de verschillende technische componenten nauwkeurig op elkaar af te stemmen. Het beheer van de apparaten waarop het ziekenhuis de applicatie gebruikt, speelt hierbij een cruciale rol. Alleen wanneer de apparaten op een veilige manier verbonden zijn met de database, kan het systeem optimaal presteren. En dat is precies waar ziekenhuizen vaak behoefte hebben aan extra ondersteuning.”

Ikazia bevond zich in een vergelijkbare situatie, waarbij hun vorige oplossing tekortschoot in controle. Barry Perfors, Applicatiebeheerder bij het ziekenhuis, legt uit: “We konden Android-apparaten op afstand beheren, maar Apple-apparaten bleven buiten ons bereik. Ook kampten we met certificaatproblemen in de communicatie tussen het device en de cloudomgeving, wat betekende dat kritische acties zoals een remote wipe niet altijd betrouwbaar waren. Bij de verdere mobilisering van onze dienstverlening was het voor ons onaanvaardbaar om het risico te lopen dat we dergelijke acties niet konden uitvoeren”, besluit Barry Perfors.

Na uitgebreid onderzoek concludeerde het Ikazia Ziekenhuis dat hun huidige UEM-oplossing aan het einde van zijn levenscyclus was gekomen. In de zoektocht naar een nieuwe UEM-oplossing lag de focus op het vinden van een goede balans tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid. “Een goed evenwicht tussen veiligheid en gebruiksvriendelijkheid is een bekend vraagstuk binnen IT, maar in het zorgwerkproces, waar mobiele telefoons vaak nog relatief nieuw zijn, vergt dit extra aandacht,” aldus Roos van Bemmel, Teamleider informatiemanagement bij Ikazia.

Daarom zocht Ikazia naar een IT-partner die zowel bekend is met de applicaties van Chipsoft als met de beheers- en beveiligingsbehoeften van zorginstellingen. “Het vinden van een goede balans tussen wat veilig en praktisch is, is essentieel. IT-partner Blaud begrijpt het belang van beheer en beveiliging, terwijl wij de behoeften van de verpleegkundigen en de functionaliteiten van onze applicaties door en door kennen,” aldus Frank Steltman.

En zo klopte het Ikazia Ziekenhuis dan ook al snel aan bij Blaud. “Ikazia begon met de implementatie van de mobiele applicaties van Chipsoft, maar stuitte daarbij op uitdagingen,” legt Jim Asbeek Brusse, Accountmanager bij Blaud, uit. “Het ziekenhuis gebruikte een UEM-oplossing die niet naar tevredenheid functioneerde, waarna Chipsoft het initiatief nam om Blaud voor te stellen als mogelijke IT-partner.”

“Als Blaud kunnen wij dankzij onze expertise in UEM goed meedenken met de klant. Door de jaren heen hebben we veel kennis opgebouwd binnen de gezondheidszorg, met name bij ziekenhuizen. We begrijpen goed hoe dergelijke omgevingen werken en welke belangen in acht genomen moeten worden bij de migratie naar een nieuwe UEM-oplossing,” vervolgt Jim Asbeek Brusse.

Om het Ikazia Ziekenhuis zo goed mogelijk te ondersteunen in hun migratietraject, besloot Blaud hen mee te nemen naar Amsterdam UMC, waar ze konden kennismaken met de geïmplementeerde UEM-oplossing van Amsterdam UMC, Ivanti Neurons, en de voordelen ervan te ervaren vanuit een beheerperspectief.

Door de strakke deadline van het implementatieproject moest de nieuwe UEM-omgeving snel worden opgezet. “De implementatie was uitdagend vanwege de korte tijdspanne waarin we niet alleen een nieuw systeem, maar ook nieuwe applicaties moesten onboarden. Bovendien heeft een ziekenhuisomgeving zeer specifieke vereisten en behoeften. Een wijziging in de configuratie kan grote gevolgen hebben, met name voor de voedingsadministratie”, legt Barry Perfors uit.

Dankzij de gecombineerde kennis en ervaring kon Blaud Ikazia ondersteunen bij het veilig uitrollen en beheren van de nieuwe apparaten. “De mogelijkheden met Ivanti Neurons zijn enorm, waardoor het soms uitdagend was om de controle te behouden. Er was een steile leercurve, dus het was prettig dat Blaud als vraagbaak fungeerde. Dankzij Blaud’s kennis en ervaring konden we onze omgeving snel opzetten en configureren,” vervolledigt Barry Perfors.

Het ziekenhuis plukt duidelijk de vruchten van de herinrichting van haar IT-infrastructuur. “Voorheen kostte het uitrollen van een nieuw apparaat veel tijd omdat alle stappen handmatig moesten worden doorlopen. Zelfs bij een continue stroom aan apparaten kostte het ons nog steeds tot een uur per apparaat om deze klaar te maken voor gebruik”, vertelt Barry Perfors. Met het nieuwe MDM-systeem verloopt dit proces aanzienlijk sneller. “Sinds we het basisprofiel hebben ingesteld, is de nieuwe iPad in slechts tien minuten klaar voor gebruik. Een enorme verbetering in productiviteit en efficiëntie in vergelijking met ons voorgaande systeem.”

Ook het proces van de voedingsassistenten heeft een ingrijpende verandering ondergaan. Het gebruik van HiX Mobile Voeding draagt bij aan een verhoogde nauwkeurigheid en efficiëntie. “Voorheen liepen de voedingsassistenten rond met een papieren lijst om op te schrijven wat de patiënten wilden eten, waarna ze deze informatie buiten HiX om deelden met de keuken. Nu gebruiken ze de tablet om de maaltijdvoorkeuren te registreren”, aldus Roos van Bemmel. Door het gebruik van de HiX HiX Mobile Voeding app kunnen de dieetwensen van de patiënten voortaan nauwkeuriger worden opgevolgd. “Bij een pinda-allergie is het bijvoorbeeld niet mogelijk om gerechten met pindasaus te bestellen. In het verleden ging het hier al eens fout. Met het gedigitaliseerde voedingsproces is deze foutmarge enorm verkleind, gaat Roos van Bemmel verder.

Daarnaast werd ook de informatiebeveiliging versterkt met de introductie van HiX Mobile Voeding. “Voorheen werkten voedingsassistenten met pen en papier, maar papier kent geen wachtwoordbeveiliging. Als ze hun papieren lijst ergens lieten liggen, konden anderen eenvoudig bij de patiëntgegevens. Met de introductie van de iPad is dit anders. Deze is voorzien van een pincode, waardoor zelfs als de iPad binnen handbereik ligt, de gevoelige gegevens niet toegankelijk zijn. Kortom, op papier werken is foutgevoeliger en minder veilig,” besluit Barry Perfors.